Atendimento

1. Introdução A aplicação de Atendimento tem como principal objectivo a emissão e gestão de documentos (Atestados, Certidões, etc.). Facilita a verificação a qualquer altura de todos os documentos emitidos para determinado utente, através de uma pesquisa rápida e eficaz, com possibilidade de voltar a imprimi-los. Permite imprimir, entre limite de datas, listagens com a relação dos documentos emitidos (substituindo desta forma o livro de registo manual) e mapas dos valores cobrados. Esta aplicação permite estabelecer ligação ao REGIfreg (software de recenseamento distribuído pelo MAI – STAPE), importando informação dos eleitores da freguesia. Com este Manual pretendemos dar-lhe a ver menu a menu todas as potencialidades desta útil ferramenta de gestão, mostrando-lhe o que pode fazer em cada um deles. Atendimento 5 2. Conhecer a Aplicação 2.1. Entrar na Aplicação Para entrar na aplicação de Atendimento deverá aceder ao menu Expediente e seleccionar Atendimento. Após o arranque da aplicação deverá iniciar o seu trabalho diário (explicado na secção 4). Caso esteja a aceder pela 1ª vez, deve abrir o ano em que irá trabalhar, e de seguida proceder a toda a configuração inicial. (Ver abertura de ano no manual FreSoft® 2007) 2.2. Ambiente de Trabalho A aplicação proporciona um elevado número de funções que se agrupam em 4 menus, de forma a tornar a sua organização mais fácil. • Aplicação > Configurações > Sair • Pedidos > Emissão > Fim do Dia > Receitas por Utilizador > Exportar para o POCAL > Requerimentos > Documentos > Definir Documentos • Selecções > Construir 6 • Parâmetros > Actividades > Arquivos de Identificação > Códigos Postais > Concelhos > Consulados > Documentos de Identificação > Estados Civis > Freguesias > Nacionalidades > Países > Parentescos > Profissões > Situação dos Documentos > Zonas > Gestão de Minutas Atendimento 7 3. Configurações Iniciais Entende-se por configurações iniciais todos os dados que são necessários introduzir na aplicação para o seu perfeito funcionamento. 3.1. Aplicação \ Configurações O menu Aplicação > Configurações, está dividido em 5 separadores, onde se podem configurar alguns aspectos da aplicação. – Fichas Situações a configurar: – Colocar o tipo de ordenação da ficha. (Nome, Apelido, BI, Nº Eleitor, Identificação ou Contribuinte.) – Colocar campos por norma, quando se criam novas fichas. (Nacionalidade, arquivo do BI e Freguesia de Naturalidade.) – Documentos Situações a configurar: – Neste separador pode-se predefinir o modo de apresentação dos marcadores. (Tudo em maiúsculas ou só a 1ª letra em maiúscula.) – A localização das minutas e dos documentos emitidos. – Impressão ou não do check digit do BI. – Requerimentos Situações a configurar: – Impressão ou não do requerimento após a emissão. – Definir a minuta de requerimento para empresas e indivíduos. (Esta opção pode ser configurada caso a minuta seja sempre a mesma para qualquer situação.) 8 – Emissão Situações a configurar: – Ecrã de arranque ao aceder a Pedidos > Emissão. (ficha ou pesquisa) – Nº de Cópias a imprimir do documento emitido. – REGIfreg É possível fazer uma ligação à aplicação do REGIfreg para importação de informação. Para isso é necessário seleccionar a opção existente e colocar o Login e Password específicos. 3.2. Parâmetros O preenchimento o mais completo possível das tabelas de parâmetros resulta num funcionamento mais eficaz da aplicação. Evita a redundância de dados e facilita o carregamento de registos. Para consulta, criação, alteração e eliminação de registos em tabelas utilize a barra de ferramentas que se encontra no topo de cada uma. 3.2.1. Actividades Nesta tabela devem constar as actividades profissionais necessárias para emissão de documentos referentes a empresas. 3.2.2. Arquivos de Identificação Tabela comum a outras aplicações que contém os diversos arquivos de identificação. 3.2.3. Códigos Postais Esta tabela está previamente carregada com todos os códigos postais nacionais, fornecidos pelos CTT e será utilizada nas fichas de Indivíduos e Empresas (qualquer alteração futura pode ser introduzida pelo utilizador). 3.2.4. Concelhos Tabela comum a outras aplicações que contém todos os concelhos do país. Nota: Na instalação inicial da aplicação, muitas destas tabelas já estão carregadas com diversa informação. Atendimento 9 3.2.5. Consulados Tabela comum a outras aplicações que contém os consulados existentes nos vários países. Para criar um consulado que ainda não existe na tabela, deverá verificar primeiro se o país já está criado na tabela Países. 3.2.6. Documentos de Identificação Tabela comum a outras aplicações que contém os diversos tipos de documentos de identificação. Se necessitar criar um novo documento de identificação, proceda da seguinte forma: • Clique em . • Coloque a designação. • Digite o cód. REGIfreg – Este código é necessário devido à exportação de dados para o REGIfreg feita pela aplicação de Recenseamento. 3.2.7. Estados Civis Tabela comum a outras aplicações que contém os diversos tipos de estado civil. 3.2.8. Freguesias Tabela comum a outras aplicações que contém todas as freguesias existentes no país com o seu respectivo código do STAPE. 3.2.9. Nacionalidades Tabela comum a outras aplicações que contém uma lista de nacionalidades. 3.2.10. Países Tabela comum a outras aplicações que contém uma lista de países. 3.2.11. Parentescos Tabela comum a outras aplicações que contém os diversos tipos de parentesco. 3.2.12. Profissões Tabela comum a outras aplicações que contém diversas profissões. 3.2.13. Situação dos Documentos Esta tabela contém os vários tipos de situação relativos aos documentos (Deferido, Pendente, etc…). 10 3.2.14. Zonas Tabela comum à aplicação de Recenseamento, onde deverão ser introduzidas as várias zonas (bairros por exemplo) existentes na Freguesia, permitindo um agrupamento de utentes por zonas de residência. 3.2.15. Gestão de Minutas Para o funcionamento da aplicação de Atendimento, é necessário haver minutas referentes aos vários documentos existentes. Deverão ser criadas através do WinWord e conter os diversos marcadores \ variáveis referentes aos vários campos da ficha do utente. (O nome a atribuir aos marcadores é definido pelo utilizador que cria a minuta.) Após a criação das várias minutas, é necessário colocá-las e configurá-las nesta tabela, para isso proceda da seguinte forma: • Clique em . • Digite a designação a dar à minuta. (Pode ser a mesma do documento .dot). • Localize e seleccione a minuta através do botão . • Associe os vários marcadores da minuta aos campos existentes na ficha de utente. Consulte ponto 4.3., do manual FreSoft® 2007. Nota: As minutas devem ser guardadas com a extensão .dot. (Modelo de Documento) Grave as diversas minutas numa mesma localização, fácil de consultar. Atendimento 11 3.3. Definir Documentos Neste menu são criados os vários tipos de documentos emitidos pela entidade, que serão associados às minutas previamente elaboradas. 3.3.1. Como criar um tipo de documento Para a criação de um tipo de documento, proceda da seguinte forma: • Coloque a designação do documento. (Exemplo: Prova de Vida) • Seleccione a classificação económica utilizada na receita deste tipo de documento. • Digite o valor a cobrar do documento. • Seleccione o Serviço Emissor. • Seleccione se o documento é para Indivíduos ou Empresas. • Escolha se pretende editar o documento após a emissão ou se quer imprimi-lo de imediato. • Seleccione a minuta para o documento (previamente elaborada). • Seleccione a situação do documento que aparece por norma. Se tiver instalado o módulo de requerimentos: • Seleccione se pretende editar o requerimento após a emissão ou se quer imprimi-lo de imediato. • Seleccione se pretende que após o requerimento, emita logo o documento. • Seleccione a minuta para o requerimento (previamente elaborada). Por fim guarde a informação em . 12 4. Funcionamento Diário 4.1. Pedidos > Emissão Depois das configurações efectuadas, é esta a opção que permitirá realizar o trabalho diário, ou seja, é aqui que acedemos às fichas com toda a informação dos utentes para emissão dos respectivos documentos necessários. A ficha de indivíduos\empresas é constituída por 4 separadores que passamos a descrever: – Identificação Campos a preencher: • Seleccionar ficha de indivíduo ou empresa. • Número de contribuinte. • Nacionalidade. • Dados do Bilhete de Identidade (Nº, arquivo e data de emissão). (caso seja uma ficha de empresa este campo não existe) • Dados sobre outro documento de identificação (tipo de documento, nº, arquivo e data de emissão). – Naturalidade Campos a preencher: • Concelho \ Freguesia de naturalidade ou Pais \ Consulado de naturalidade. (Caso haja dificuldade em encontrar a Freguesia ou Consulado de naturalidade, pode filtrar as freguesias de determinado concelho ou consulados de determinado pais, colocando primeiro o Concelho ou Pais e clicando na opção Freguesias do Concelho ou Consulados do Pais, respectivamente.) • Data de nascimento Atendimento 13 • Nacionalidade • Nome do pai • Nome da mãe • Estado civil • Sexo – Residência Campos a preencher: • Concelho \ Freguesia de residência ou Pais \ Consulado de residência. (caso haja dificuldade em encontrar a freguesia ou Consulado de residência, pode filtrar as freguesias de determinado concelho ou consulados de determinado pais, colocando primeiro o Concelho ou Pais e clicando na opção Freguesias do Concelho ou Consulados do Pais, respectivamente) • Morada • Zona de residência • Data de inicio de residência – Actividade Campos a preencher: • Profissão ou Actividade (caso seja ficha de indivíduos ou empresas). • Vencimento ou Capital social (caso seja ficha de indivíduos ou empresas). • Contumaz – Esta opção serve para que não sejam passados indevidamente documentos a Indivíduos nesta situação. • Sabe Ler – Sim ou Não (este campo não aparece caso seja ficha de empresa). Nota: Estes dados já se encontram preenchidos caso tenham o Recenseamento instalado. 14 Botões existentes na ficha de individuo \ empresa Requerimentos – Histórico de todos os requerimentos do indivíduo \ empresa (este botão fica inactivo caso não exista qualquer requerimento). Observações – Opção que permite inserir várias linhas com observações inerentes ao individuo \ empresa. Documentos – Histórico de todos os documentos do indivíduo \ empresa (este botão fica inactivo caso não exista qualquer documento). Agregado – Opção que permite inserir todos os membros do agregado familiar, de forma a facilitar a elaboração de atestados. Emissões – Botão que dá acesso à respectiva emissão de requerimentos \ documentos para o indivíduo \ empresa. 4.1.1. Como pesquisar um indivíduo \ empresa Para pesquisar um registo siga os seguintes passos: • Clique em . • Seleccione o tipo de pesquisa (Nome, Apelido, BI, Identificação, Nº Eleitor e Nº de contribuinte). • Digite a designação ou nº a pesquisar. • Caso apareça o registo pretendido faça duplo clique sobre o mesmo para que se posicione na ficha. Se não encontrar o registo que pretende, crie uma nova ficha. 4.1.2. Como criar uma nova ficha de individuo \ empresa Para criar uma nova ficha siga os seguintes passos: • Clique em . • Seleccione da tabela de Gestão de Utentes (através do botão ) ou escreva parcialmente o nome, de forma que a aplicação sugira outros semelhantes (tabela comum a outras aplicações). • Se o nome não existir, introduza-o na tabela Gestão de Utentes. • Preencha os diversos campos existentes nos vários separadores. • Por fim grave a informação em . Atendimento 15 4.1.3. Como Emitir Requerimentos \ Documentos 1. Seleccione Pedidos > Emissão. 2. Pesquise o utente pretendido. 3. Clicando em , é-nos apresentada uma janela. 4. Introduza as declarações que o utente pretende ver apresentadas. 5. Seleccione qual o documento a emitir pela Autarquia. 6. Insira o valor (caso esteja definido, aparecerá automaticamente) 7. Defina qual a situação em que se encontra o documento (Deferido ou Indeferido), o nº do Requerimento e a data são atribuídos automaticamente. Para emitir um Requerimento: 8. Prima o botão . Este é processado e apresentado para edição e Impressão, se assim estiver definido nas configurações. Para emitir um Atestado \ Declaração: 9. Após a emissão do requerimento, surge o botão , basta carregar neste botão para que o documento seja emitido, conforme as configurações previamente definidas. 4.1.4. Como reemitir um Requerimento \ Documento Caso seja necessário corrigir as declarações colocadas em determinado requerimento \ Documento já emitido, pode fazer a reemissão dos mesmos a qualquer altura. Siga então os seguintes passos: 1. Pesquise a ficha de individuo \ empresa pretendida. 2. Clique em e\ou . 3. Seleccione o requerimento \ documento pretendido. 4. Clique em . 5. Faça as respectivas alterações. 6. Clique em \ . (o nº e data não poderão ser alterados, pois trata-se do mesmo requerimento \ documento) Nota: A emissão de requerimento não é visível caso o programa de Atendimento não possua esse módulo instalado. Deverá assim passar ao ponto 9. 16 4.1.5. Como editar e\ou apagar Fichas Pode sempre Editar a ficha de um utente para acrescentar, retirar ou modificar alguns dados sobre este, bastando: 1. Pesquisar o utente pretendido. 2. Clicar em , e alterar o campo pretendido. 3. Por fim grave a informação em . Para retirar uma ficha, clique em . 4.2. Pedidos > Requerimentos A opção requerimentos serve para que em qualquer altura possa consultar todos os requerimentos emitidos pela autarquia. É dada a possibilidade de visualizar tanto o Requerimento como o Documento (Atestado\Declaração) a que deu origem. 4.3. Pedidos > Documentos À semelhança da opção anterior, esta serve para visualizar todos os Documentos (Atestados\Declarações) emitidos pela Autarquia, havendo a possibilidade de os visualizar e imprimir. Nota: Este menu não é visível caso o programa de Atendimento não possua o módulo instalado. Nota: Só poderá apagar fichas que não tenham documentos associados. Atendimento 17 5. Mapas 5.1. Fim do Dia Pedidos > Fim do Dia Nesta opção pode imprimir listagens da relação dos documentos emitidos, por limite de datas, permitindo desta forma substituir o registo manual no livro. Pode ainda obter um mapa com os valores cobrados dos diversos documentos (útil para apresentação de contas à Contabilidade), e imprimir documentos que tenham sido emitidos e não impressos. 5.2. Receita Por Utilizador Pedidos > Receita Por Utilizador No caso de existir mais que um utilizador a trabalhar nesta aplicação, e estamos a falar de Nomes de Utilizador e Passwords diferentes, podermos tirar uma relação dos documentos emitidos e da receita cobrada por cada um. ««exemplo de mapas 18 6. Exportar para o POCAL Pedidos > Exportar para o POCAL Nesta opção, o utilizador pode gerar ficheiros, com a relação dos valores registados entre determinadas datas, afim de serem exportados para a aplicação de Contabilidade POCAL. 6.1. Como fazer uma exportação de receita Para criar uma exportação da receita efectuada, seleccione a data inicial e final que pretende. De seguida carregue em . Será criado um registo, no quadro lateral, em que constam os limites indicados juntamente com o valor total recebido. Este registo irá também mencionar a data e hora da realização desta operação. Afim de conferir a exportação efectuada, pode imprimir 2 tipos de listagens: Relação das Guias de Receita; Resumo das Classificações Contabilísticas. ««listagens Atendimento 19 7. Outras Operações 7.1. Selecções > Construir Este menu tem a função de nos permitir filtrar toda a informação existente, utilizando os vários campos da ficha de indivíduo \ empresa. Através de condições colocadas podemos por exemplo saber as pessoas naturais de uma determinada freguesia, residentes na mesma rua, ou da mesma zona, etc. Para uma informação mais detalhada, sobre a construção de selecções (Estatísticas), consulte o manual do FreSoft® 2007. 7.1.1. Como construir uma selecção Exemplo: Pretende-se elaborar uma relação de pessoas que completaram 50 anos, até 31-10-2006 e que não sabem ler nem escrever. 1. Clique em . 2. Na coluna Campo, seleccione na lista – Data de Nascimento 3. Na coluna Lógico, seleccione na lista o sinal de < (menor) 4. Na coluna Valor, seleccione a data 31-10-1956 5. Na coluna E/OU, seleccione E 6. Clique em novamente 7. Na coluna Campo, seleccione na lista – Sabe ler e Escrever 8. Na coluna Lógico, seleccione na lista o sinal de = (igual) 9. Na coluna Valor, seleccione na lista – Não 10. Clique em O resultado será uma lista com todas as pessoas com mais de 50 anos que não sabem ler nem escrever. 7.1.2. Como imprimir uma selecção Para imprimir a informação obtida por uma selecção efectuada, bastará clicar em , seleccionar um título para a listagem (facultativo) e escolher quais os campos a imprimir. 20